Pecora
Services IA · Process

CCadragge ett arrchiteecctureeÉÉcriree le proojet avvaant dee le coonnstruiiree.

Avant de construire, tout est écrit : données, accès, coûts et critères de recette. Chaque brique a sa place.

La fiche de lot, champ par champ.

Fiche de lot
Lot 1 · Commandes entrantes
Déclencheur
E-mail avec bon de commande
Fin
Commande créée dans l’ERP
Outils
Messagerie et ERP
Accès
Comptes nominatifs, droits minimaux
Coûts
Outils payés par vous
Recette
Cas habituels et exceptions
Écrit avant de construire
Schéma d’architecture
Messagerie
Règles et IA
ERP
Validation
Dirigeant
Relit la fiche et le schéma
Fiche validée
Avant toute construction
Exemple
Le service

Votre projet décrit par écrit, avant de construire.

Pour chaque lot, c’est-à-dire chaque partie du projet que nous livrons, nous écrivons précisément ce qui sera construit : le processus concerné, les outils et les données utilisés, les accès nécessaires, les coûts d’usage et la façon dont le résultat sera vérifié. Vous relisez et validez ce document avant que le travail commence.

Une fiche par lotSchéma d’architectureComptes à votre nomValidé avant de construire
Utile quand

Un projet mal préparé finit souvent par déraper.

Personne ne sait qui accède à quoi

Sans règles écrites sur les comptes et les droits, les risques s’accumulent sans qu’on s’en rende compte.

Les coûts augmentent sans prévenir

Les abonnements et l’usage des modèles d’IA s’additionnent vite quand personne ne les a prévus.

On ne sait pas dire si c’est réussi

Sans critère défini à l’avance, il est difficile de juger le résultat, et chacun en garde une idée différente.

Ce que ça vous apporte

Le cadrage vous évite les mauvaises surprises.

Vous savez quel compte lit quelles données, et pourquoi.

Les abonnements et l’usage des modèles sont estimés avant le démarrage, pas découverts après.

Les critères de réussite sont écrits avant de construire, puis contrôlés lors de la recette.

Votre équipe et la nôtre travaillent à partir du même document, ce qui évite les malentendus.

Les comptes sont ouverts à votre nom et vous payez les outils directement.

Plan des accès
SourceLecture des commandesRelancesAssistant
Boîte des commandesLectureLecture
ERP · commandesAprès validation
ComptabilitéLecture
Documents internesLecture
Comptes nominatifs, droits au plus juste, revus avant la mise en service
Exemple
Budget d’usage prévuPlafond fixé
Usage des modèles et abonnements
Plafond convenu
Oct.Nov.Déc.Janv.Févr.Mars
Estimé avant le démarrage, suivi chaque mois sur vos comptes
Exemple
Critères de recette
3 sur 5 vérifiés
Les commandes standard sont saisies sans correctionCas réels
Une référence inconnue part à l’ADVException
Un doublon est bloquéContrôle
Le journal garde chaque actionTrace
Une panne arrête le flux et prévientReprise
Écrits avant de construire, vérifiés à la recette
Exemple
Document de cadragePartagé
BI≡Version 2

Objectif. Lire les commandes reçues par e-mail et préparer leur saisie dans l’ERP.

Périmètre. Commandes des clients réguliers, hors devis spéciaux.

Validation. L’ADV relit chaque commande avant l’enregistrement.

Critères. Voir la liste de recette, version 2.

Votre équipe et la nôtre lisent le même document
ADADVOn ajoute aussi le portail client ?
Exemple
MessagerieCompte de l’entreprise
ERPAccès par API
Modèles d’IAClé à votre nom
AutomatisationsEspace de travail
Modèles d’IAÀ votre nom
Titulaire
Votre entreprise
Facturation
Directe, à vous
Accès Pecora
Invité, révocable
Clé d’accès
Gérée par vous
Vous payez les outils directement, sans intermédiaire
Exemple
Comment ça se passe

Le cadrage, point par point.

Avec vousDirigeantRéférent
01Le processus
01Le processus
02Les données
02Les données
03Les accès
03Les accès
04Les coûts
04Les coûts
05La recette
05La recette
Déclencheur et résultat attenduPersonnes concernéesProcessus décrit
Sources d’informationLogiciels et interfacesCarte des données
Comptes à votre nomDroits minimauxPlan des accès
AbonnementsUsage des modèlesBudget d’usage
Cas à testerCritères d’acceptationFiche de lot validée

La durée du cadrage dépend du périmètre du lot. Elle est fixée avec vous au démarrage.

Ce que vous recevez

Les documents qui vous sont remis.

Point de départ

Cadrer l’automatisation de la saisie des commandes avant de la construire.

Sources
Rapport d’auditPDF
Notes de cadrageDOC
ExempleSaisie des commandes

Fiche de lot

Ce qui est couvert

ProcessusLes commandes reçues par e-mailÉquipeAdministration des ventesOutilsLa messagerie et l’ERP

Ce qui ne l’est pas

Hors périmètreLes commandes passées par téléphonePour plus tardLes relances et les devis

Ce qui sera livré

Le systèmeUne lecture des commandes, validée par l’équipe avant la saisieLa documentationLe schéma, les procédures et les accès

Qui fait quoi

De votre côtéUn référent, disponible pour la recetteDu nôtreLa construction, les tests et la mise en service

La fiche est validée par écrit avant le début de la construction.

Point de départ

Voir où l’automatisation se branche, sans toucher aux outils actuels.

Sources
Liste des outilsXLSX
Accès existantsDOC
ExempleVue d’ensemble

Schéma d’architecture

Entrées
Boîte des commandesPièces jointes
Traitement
Lecture de la commandeContrôles
Validation
File de l’équipeValidation humaine
Vos outils
ERPJournal des actions

Les règles du schéma

  • Aucune donnée ne sort des outils prévus.
  • Chaque écriture dans l’ERP passe par une validation.
  • Chaque action est notée dans un journal.
Point de départ

Savoir qui accède à quoi, et pourquoi.

Sources
Annuaire des comptesXLSX
Politique de sécuritéPDF
ExempleComptes à votre nom

Plan des accès

CompteDroitsDouble authentificationBoîte des commandesLecture seuleActivéeERPCréation de brouillonsActivéeJournal des actionsLecture et écritureActivée

Les principes

  • Tous les comptes sont créés à votre nom.
  • Les droits sont réduits au strict nécessaire.
  • Vous pouvez retirer un accès à tout moment.
Point de départ

Décider à l’avance de ce qui fera dire que c’est prêt.

Sources
Exemples de commandesPDF
Fiche de lotDOC
ExempleSaisie des commandes

Critères de recette

Cas testéRésultat attenduTesté parCommande habituelleLue et prête à validerVotre référentCommande incomplèteEnvoyée en exceptionVotre référentDoublonSignalé, jamais saisiPecoraERP indisponibleArrêt et alertePecora

La recette est signée par votre référent avant la mise en service.

La fiche de lot

Ce qui est couvert, ce qui ne l’est pas, ce qui sera livré et qui en est responsable. Tout le monde part de la même page.

Le schéma d’architecture

Une vue d’ensemble de vos outils, de vos données, des automatisations et des étapes de validation. On voit d’un coup d’œil où passe chaque information.

Le plan des accès

Les comptes nominatifs, les droits accordés et la double authentification. Chaque accès a une raison, et rien de plus que nécessaire.

Les critères de recette

Ce qui sera testé, de quelle façon et par qui. La livraison est validée sur ces critères, pas sur une impression.

Questions fréquentes

Vos questions.

Le cadrage est-il obligatoire ?

Oui, pour chaque lot. C’est lui qui permet de vérifier, à la fin, que le résultat correspond à ce qui était prévu.

Nos comptes restent-ils à notre nom ?

Oui. Les outils sont ouverts à votre nom et vous les payez directement. Vous gardez la main sur tout.

Où sont nos données ?

Avant la mission, nous vous présentons les outils utilisés, les données concernées et l’endroit où elles sont hébergées.

Et si notre besoin change en cours de route ?

Le changement est décrit, chiffré et validé avec vous avant d’être réalisé. Rien ne change sans votre accord.

Les autres services

Continuez avec Pecora.

Parlons de votre fonctionnement.

Un appel de 20 minutes pour voir où l’IA a sa place chez vous.

Vous préférez lire d’abord ? Parcourez nos guides IA