Lecture des commandesPremiers pas

Vue d’ensemble

Le système lit les commandes reçues dans la boîte des commandes, prépare un brouillon dans l’ERP et le propose à l’ADV pour validation. Cette documentation est un exemple de ce que votre équipe reçoit.

Exemple : Vous cherchez à démarrer un projet ? Réservez un appel.

Ce que fait le système

Le travail se partage en deux : ce que le système fait seul, et ce qui passe toujours par votre équipe.

Le système

Votre équipe

Rôle

Lire la commande, la contrôler, préparer le brouillon

Valider le brouillon, traiter les exceptions

Quand

À chaque commande reçue

Avant tout enregistrement

Ce qu’il ne fait pas

Enregistrer sans validation, répondre aux clients, modifier les tarifs

Ressaisir les commandes habituelles

Ce qui vous est remis

Tout ce qu’il faut pour comprendre, faire tourner et reprendre le système, sans dépendre de nous.

Développements

Code et scénarios, après paiement.

Schémas

Architecture, flux et accès.

Procédures

Alerte, reprise manuelle, mises à jour.

Accès

Comptes à votre nom, et comment les retirer.

Parcours recommandé pour votre équipe

1

Lire la vue d’ensemble

Ce que fait le système, ce qu’il ne fait pas, et qui contacter.

2

Vérifier les comptes et les accès

La liste des comptes utilisés, tous à votre nom, avec leurs droits.

3

Lire la procédure en cas d’alerte

Ce qui se passe quand une anomalie est détectée, et ce que fait le référent.

4

Tester la reprise manuelle

Comment l’équipe continue à travailler pendant un arrêt.

5

Consulter le journal des actions

Chaque action du système y est notée, consultable à tout moment.

Contacts

Votre référent interne pour toute question sur le système. Enzo, chez Pecora, pour les alertes, les évolutions et la revue régulière.

Lecture des commandesPremiers pas

Ce qui vous est remis

Les développements, les workflows et la documentation vous sont remis. Voici le détail, élément par élément.

Les éléments

Élément

Contenu

Quand

Développements

Le code et les scénarios d’automatisation

Après paiement

Schémas

L’architecture, les flux et les accès

À la mise en service

Procédures

En cas d’alerte, pour la reprise manuelle, pour les mises à jour

À la mise en service

Accès

La liste des comptes, à votre nom, et comment les retirer

À la mise en service

Après la mission

À la fin de la mission, vos données vous sont restituées et nos copies de travail supprimées sous trente jours. Pecora conserve ses composants génériques, jamais vos données ni vos règles confidentielles.

Note : le cas des sauvegardes de nos fournisseurs est précisé au contrat.

Lecture des commandesExploitation

Comptes et accès

Les comptes utilisés par le système, leurs droits, et comment les retirer.

Comptes utilisés

Compte

Droits

Boîte des commandes

Lecture seule

ERP

Création de brouillons

Journal

Lecture et écriture

Tous les comptes sont nominatifs, à votre nom, protégés par une double authentification. Aucun n’utilise le mot de passe du dirigeant.

Retirer un accès

Vous pouvez retirer un accès à tout moment, depuis l’administration de l’outil concerné.

1

Ouvrir l’administration de l’outil

Messagerie, ERP ou journal, selon le compte concerné.

2

Désactiver le compte nominatif

Le système s’arrête proprement sur cette étape et vous prévient.

3

Passer en reprise manuelle si besoin

Votre équipe continue comme avant, depuis ses outils habituels.

Lecture des commandesExploitation

En cas d’alerte

Ce qui se passe quand une anomalie est détectée, et ce que fait votre équipe.

Ce que fait le système

Quand une anomalie est détectée, le système s’arrête de lui-même et le référent reçoit une alerte.

Note : les commandes en attente sont gardées. Rien n’est perdu pendant l’arrêt.

Ce que fait le référent

1

Lire l’alerte

Elle indique l’étape concernée et l’heure de l’arrêt.

2

Consulter le journal

Pour comprendre ce qui s’est passé, action par action.

3

Relancer, ou passer en reprise manuelle

Selon la cause, le système repart ou l’équipe reprend la main.

Lecture des commandesExploitation

Reprise manuelle

Comment continuer à travailler pendant un arrêt.

Pendant l’arrêt

L’ADV traite les commandes comme avant, depuis la boîte des commandes et l’ERP. Aucune manipulation particulière n’est demandée.

Au redémarrage

Le système reprend les commandes restées en attente. Celles déjà traitées à la main sont reconnues et ignorées.

Lecture des commandesRéférence

Journal des actions

Chaque action du système laisse une trace consultable à tout moment par votre équipe.

Format

Colonne

Contenu

Heure

Le moment de l’action, à la seconde

Étape

Lecture, règles, validation, ERP

Détail

Ce qui a été fait, par qui ou par quel système

Exemple

Heure

Étape

Détail