Pecora
Services IA · Solutions

AAutomaatissattionsRRelierr voss ouutils,, ssans rressaaiisie.

Vos outils se parlent. Les ressaisies disparaissent, les cas douteux arrivent à la bonne personne.

Une commande, de la boîte e-mail à l’ERP.

Boîte des commandes
Bon de commande
PDF joint
à l’instant
Lecture et contrôle
Les informations utiles
Client
Compte 2041
Référence
MR-120
Quantité
40
Livraison
Semaine prochaine
Aucune ressaisie
ERP
Commande créée
Sans copier-coller
CRM
Fiche client à jour
Journal
Chaque action tracée
Cas douteux
Confié à la bonne personne
Exemple
Le service

Des flux automatiques entre les outils que vous utilisez déjà.

Une automatisation récupère une information là où elle arrive, par exemple dans un e-mail, la vérifie et la transmet au bon logiciel, sans que personne n’ait à la ressaisir. Les cas habituels sont traités par une règle. Les cas douteux sont confiés à la bonne personne, et chaque action est enregistrée.

Vos outils actuelsRègles avant IACas douteux confiés à un humainJournal des actions
Utile quand

Les mêmes informations sont saisies plusieurs fois.

Vous ressaisissez sans arrêt

Une commande arrive par e-mail, puis il faut la recopier dans l’ERP, puis dans un tableur.

Les erreurs de copie coûtent cher

Une référence mal recopiée suffit pour qu’un dossier reparte en arrière.

Des tâches attendent quelqu’un

Un document reste dans une boîte de réception tant que personne n’a le temps de s’en occuper.

Ce que ça vous apporte

Vos équipes passent moins de temps à recopier.

Les copier-coller répétitifs disparaissent, et chacun peut se concentrer sur le reste.

Les doublons, les champs manquants et les incohérences sont repérés automatiquement.

Les cas particuliers arrivent directement à la bonne personne.

Rien n’est à remplacer : nous relions les logiciels que vous avez déjà.

Une information qui arrive est transmise aussitôt, sans attendre que quelqu’un soit disponible.

E-mail de commande
ClientClient 2041
Réf.BX-220 × 40
Pourmardi
Livrer àdépôt de Nantes
Contactachats
Commande dans l’ERPPrête à valider
ClientClient 2041
ArticleBX-220
Quantité40
LivraisonMar. 15/10 · Nantes
InterlocuteurService achats
Exemple
Contrôles automatiques3 à regarder
Commandes du jour
CMD 4471
Client 2041
Conforme
CMD 4472
Client 1187
Doublon
CMD 4473
Client 3020
Date manquante
CMD 4474
Client 0412
Prix incohérent
Les cas signalés ne partent pas sans votre accord
Exemple
Commande hors catalogueRéférence BX-999 inconnue
Article inconnu
Qui s’en occupe
ADADV · poste 1
Commandes
Attribué
COCommercial du secteur
Grands comptes
Si grand compte
CPComptabilité
Facturation
Si prix en cause
Exemple
Vos automatisations
Elles relient vos outils, elles ne les remplacent pas
6 outils reliés
MessagerieConnectée
ERPConnecté
CRMConnecté
ComptabilitéConnectée
TableursConnectés
StockageConnecté
Exemple
TransmissionSans attente
Commande reçue par e-mail
CMD 4476
Lue et préparée dans l’ERP
ADV prévenue pour validation
Validée par l’ADV
Confirmation envoyée au client
Exemple
Comment ça se met en place

La mise en place de vos automatisations.

Avec vousRéférentÉquipes concernées
01Le cadrage
01Le cadrage
02La construction
02La construction
03Les tests
03Les tests
04La mise en service
04La mise en service
05Le suivi
05Le suivi
Flux à automatiserOutils concernésFiche de lot
Règles de traitementContrôlesFile des exceptionsFlux construits
Cas habituelsExceptionsRecette
Démarrage contrôléFormationFlux en service
Journal des actionsAjustementsStabilisation

La durée dépend du nombre de flux et d’outils. Elle est fixée avec vous au cadrage.

Ce que vous recevez

Ce qui est livré avec vos automatisations.

Point de départ

Que les commandes passent de la messagerie à l’ERP sans être recopiées.

Sources
Schéma d’architecturePDF
Fiche de lotDOC
ExempleDescription du flux

Commandes entrantes

MessagerieLectureContrôlesValidationERP

Étape de vérification

Le déclencheur

QuandUn e-mail arrive dans la boîte des commandesQuoiLa commande est lue et préparéeJusqu’oùUn brouillon dans l’ERP, validé par l’équipe

Les outils reliés

Ce qui changeRien : la messagerie et l’ERP restent les mêmesCe qui s’ajouteLe flux qui fait le lien entre les deux
Point de départ

Ne jamais laisser passer une commande douteuse.

Sources
Règles de gestionDOC
Historique des erreursXLSX
ExempleAvant chaque écriture

Contrôles du flux

ContrôleSi le contrôle échoueDoublonLa commande part en exceptionChamp manquantLa commande part en exceptionMontant incohérentLa commande part en exceptionClient inconnuLe référent est prévenu

Les règles de contrôle sont écrites avec votre équipe et peuvent évoluer.

Point de départ

Que les cas particuliers arrivent au bon endroit, au lieu de se perdre.

Sources
Contrôles du fluxDOC
Rôles de l’équipeXLSX
ExempleFile de l’équipe

Exceptions à traiter

Commande · Client B

Champ manquant : l’adresse de livraison

Exception

Commande · Client E

Montant différent du devis

Exception

Commande · Client F

Client inconnu dans l’ERP

Exception

Une fois traitée, l’exception reprend le flux normal ou s’arrête là, selon votre décision.

Point de départ

Savoir ce qui se passe si quelque chose tombe en panne.

Sources
Procédure d’alerteDOC
Contacts du référentXLSX
ExempleSi l’ERP ne répond plus

Procédure d’alerte

Flux à l’arrêt

L’ERP ne répond plus depuis quelques minutes

Ce qui se passe

1Le flux s’arrête de lui-même.
2Le référent reçoit une alerte.
3Les commandes en attente sont gardées.
4Votre équipe traite à la main, ou relance le flux.

Des flux automatisés

Entre vos outils actuels, sans avoir à les remplacer. Les informations passent d’un outil à l’autre sans être recopiées.

Des contrôles

Sur les doublons, les champs manquants et les montants incohérents. Le flux vérifie avant d’écrire, pas après.

Une file pour les exceptions

Les cas qui demandent un humain, regroupés au bon endroit. Rien ne se perd, et votre équipe sait quoi traiter en premier.

Une alerte et une reprise

En cas de problème, le flux s’arrête et votre équipe reprend la main. Les commandes en attente sont gardées, rien n’est perdu.

Questions fréquentes

Vos questions.

Avec quels outils travaillez-vous ?

Avec ceux que vous utilisez déjà : messagerie, ERP, CRM, tableurs ou stockage de fichiers.

Faut-il forcément de l’IA ?

Non. Une règle informatique suffit souvent. Nous ajoutons de l’IA seulement quand elle apporte vraiment quelque chose.

Que se passe-t-il quand un cas sort de l’ordinaire ?

Il est mis de côté et confié à la bonne personne. Il n’est jamais traité au hasard.

Qui paie les outils ?

Vous, directement. Les abonnements restent à votre nom.

Les autres services

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