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AAudit IIARRepéreer cee quui peutt êêtre aautommaatisé..

Nous observons le travail réel de vos équipes et repérons ce qui mérite d’être automatisé. Vous repartez avec un rapport et des priorités claires.

Chaque observation devient une opportunité argumentée.

Cadrage
Périmètre écrit
Immersion
Sur place
Analyse
Opportunités
Rapport
Sourcé, relu
Restitution
30 minutes
Rapport d’audit
Sommaire
1 · Synthèse de direction
2 · Cartographie des processus
3 · Fiches d’opportunités
4 · Gains estimés et hypothèses
5 · Lots proposés et ordre conseillé
Fiche d’opportunité
Une par problème observé
Problème
Commandes ressaisies dans l’ERP
Preuve
Observée au poste ADV
Réponse
Règle et contrôle des exceptions
Prérequis
Accès ERP en écriture
Valeur estimée
Hypothèses notées
Exemple
Le service

Un état des lieux de votre organisation, avant tout projet d’IA.

Pendant une à deux semaines, nous rencontrons votre direction et les équipes concernées. Nous observons le travail tel qu’il se fait au quotidien et nous examinons vos outils. À la fin, vous savez ce qui mérite d’être automatisé, ce que cela peut vous apporter et dans quel ordre avancer.

Une à deux semainesSur place et à distanceRapport sourcéIndépendant de la suite
Utile quand

L’IA vous intéresse, mais vous ne savez pas par où commencer.

Vous hésitez entre beaucoup d’options

Outils, modèles, prestataires : de loin, tout se ressemble. L’audit part de votre situation réelle, pas d’une démonstration.

Vous ne savez pas ce que vous y gagnerez

Sans observer le travail, il est impossible d’estimer ce qu’un projet fera gagner. Nous partons de ce que vos équipes font vraiment.

Le terrain ne ressemble pas à la procédure

Ce qui prend du temps se voit au poste de travail, rarement dans les documents officiels. C’est là que nous regardons.

Ce que ça vous apporte

L’audit vous aide à décider en connaissance de cause.

Vous repartez avec un ordre de priorités clair, et la raison de chaque choix.

Chaque opportunité s’appuie sur une observation concrète, que vous retrouvez dans le rapport.

Pour chaque piste, le gain estimé, le coût et les hypothèses sont posés côte à côte.

Le rapport vous appartient. Vous pouvez avancer avec nous, avec un autre prestataire ou en interne.

La cartographie montre comment le travail circule vraiment, y compris ce qui n’est écrit nulle part.

Ordre de priorités
1Lecture des commandes reçues par e-mail
ADV · tous les jours
ValeurFaisable
2Relances de paiement
Comptabilité · chaque semaine
ValeurFaisable
3Réponses aux questions de livraison
Service client
ValeurFaisable
4Rapprochement des factures
Comptabilité · fin de mois
ValeurFaisable
Chaque rang renvoie à sa fiche dans le rapport
Exemple
Observation au poste · ADVConstat sourcé
Commande reçue en PDF, recopiée dans l’ERP
Quatre fenêtres ouvertes
Référence inconnue : appel au commercial
Réponse vingt minutes plus tard
Même client, même erreur de format
Troisième fois cette semaine
Saisie terminée, contrôle à l’œil
Aucune double vérification
Chaque constat du rapport renvoie à une observation
Exemple
Trois pistes, posées côte à côte
Commencer iciLire les commandes
Valeur
Élevée
Faisabilité
Forte
Coût
Abonnement + usage
Hypothèse
Format stable
EnsuiteRelances de paiement
Valeur
Moyenne
Faisabilité
Forte
Coût
Règles seules
Hypothèse
Export compta
Plus tardRapprochement
Valeur
Moyenne
Faisabilité
À vérifier
Coût
À chiffrer
Hypothèse
Accès banque
Exemple
Administration des ventes · octobreRapport d’audit
01Ce que nous avons observép. 4
02Les opportunités, classéesp. 12
03Coûts et hypothèsesp. 21
04Par où commencerp. 27
05Annexes et sourcesp. 31
ExporterPDFWord
PropriétaireVotre entreprise
Exemple
E-mail clientCommande en PDF
ADVRecopie et contrôle
Appel au commercialÉtape écrite nulle part
ERPCommande saisie
La cartographie montre aussi ce que la procédure ne dit pas
Exemple
Comment ça se passe

L’audit, jour par jour.

Avec vousDirigeantRéférentÉquipes
01Cadrage
01Cadrage
02Immersion
02Immersion
03Analyse
03Analyse
04Rapport
04Rapport
05Restitution
05Restitution
J1
J2
J3
J4
J5
J6
J7
J8
J9
J10
Suite
Services couvertsPersonnes à rencontrerAccès et documentsPérimètre écrit
Entretiens au posteObservation du travail réelExemples de dossiersNotes et cartographies
Problèmes observésRéponses possiblesValeur et faisabilitéRegistre d’opportunités
Synthèse de directionFiches d’opportunitésRelecture humaineRapport sourcé
Échange de trente minutesChoix de la suiteDécision

Calendrier indicatif sur deux semaines, ajusté à la disponibilité de vos équipes.

Ce que vous recevez

Ce que vous avez entre les mains à la fin.

Point de départ

Comprendre où l’IA peut aider l’administration des ventes, sans changer de logiciels.

Sources
Notes d’entretiensDOC
Exemples de commandesPDF
ExempleAdministration des ventes

Rapport d’audit

Synthèse pour la direction

Les commandes arrivent par e-mail et sont ressaisies à la main dans l’ERP. C’est là que l’équipe passe le plus de temps et que la plupart des erreurs apparaissent.

Ce que nous avons observé

Ressaisie des commandes

SourceEntretiens au poste et exemples de commandesConstatChaque commande est recopiée champ par champ.

Suivi des relances

SourceBoîte de réception partagéeConstatLes relances sont suivies dans un tableur à part.

Rédaction des devis

SourceEntretien avec le responsable commercialConstatLes devis reprennent souvent les mêmes paragraphes.

Ce que nous conseillons

  • Commencer par la lecture des commandes reçues par e-mail.
  • Garder une validation humaine avant l’envoi dans l’ERP.
  • Revoir les relances une fois cette première étape en place.

Rapport rédigé avec l’IA, relu et vérifié par un humain avant d’être remis.

Point de départ

Voir comment une commande circule, de sa réception jusqu’à la facture.

Sources
Schémas existantsPDF
Liste des outilsXLSX
ExempleCartographie

Traitement d’une commande

RéceptionSaisieStockConfirmationFacture

Point de friction

Les étapes

Réception

QuiAssistante commercialeOutilMessageriePoint de frictionAucun

Saisie

QuiAssistante commercialeOutilERPPoint de frictionLa commande est recopiée à la main.

Stock

QuiLogistiqueOutilTableurPoint de frictionLe stock est suivi à deux endroits.

Confirmation

QuiAssistante commercialeOutilMessageriePoint de frictionLe message est réécrit à chaque fois.

Facture

QuiComptabilitéOutilERPPoint de frictionAucun

Schéma vérifié avec les personnes qui font le travail.

Point de départ

Savoir quels problèmes méritent d’être traités, et lesquels peuvent attendre.

Sources
Rapport d’auditPDF
CartographiePDF
ExempleExtrait

Registre des opportunités

Lecture des commandes reçues par e-mail

Problème observéLa commande est recopiée à la main dans l’ERP.Réponse possibleLire la commande et préparer la saisie, validée par l’équipe.ValeurÉlevéeFaisabilitéÉlevéeÀ prévoirUn accès en lecture à la boîte des commandes.

Suivi des relances

Problème observéLes relances sont suivies dans un tableur à part.Réponse possiblePréparer les relances depuis l’ERP.ValeurMoyenneFaisabilitéÉlevéeÀ prévoirDes règles de relance écrites.

Rédaction des devis

Problème observéLes mêmes paragraphes sont copiés d’un devis à l’autre.Réponse possibleUn brouillon de devis à partir de textes validés.ValeurMoyenneFaisabilitéMoyenneÀ prévoirUne bibliothèque de clauses à jour.
Point de départ

Savoir par quoi commencer, et dans quel ordre avancer ensuite.

Sources
Registre des opportunitésXLSX
Contraintes de calendrierDOC
ExempleOrdre conseillé

Feuille de route

1 · Lecture des commandes

Pourquoi d’abordC’est le gain le plus net, sans changer d’outil.Dépend deUn accès à la boîte des commandes.Suite logiqueUn pilote sur un service.

2 · Relances préparées depuis l’ERP

Pourquoi ensuiteElles s’appuient sur les commandes déjà lues.Dépend deLe premier projet en service.

3 · Brouillons de devis

Pourquoi plus tardIl faut d’abord une bibliothèque de textes validés.Dépend deUn travail avec l’équipe commerciale.

La suite se décide avec vous, lors de la restitution.

Un rapport documenté

Une synthèse pour la direction, puis le détail de ce que nous avons observé. Chaque constat renvoie à sa source, pour que vous puissiez le vérifier.

La cartographie de vos processus

Un schéma simple de la façon dont le travail circule entre vos équipes, vos outils et vos données. Les points de friction y sont signalés.

Le registre des opportunités

Pour chaque problème, ce que nous avons vu, la réponse possible, ce qu’elle peut apporter et ce qu’il faut prévoir pour la mettre en place.

Une feuille de route

Les projets proposés, dans l’ordre que nous conseillons, avec ce qui dépend de quoi. Vous savez par quoi commencer, et pourquoi.

Questions fréquentes

Vos questions.

Dois-je vous confier la suite ?

Non. L’audit est une prestation à part entière. Le rapport vous sert à décider, que vous travailliez ensuite avec nous, avec un autre prestataire ou en interne.

Combien de temps faut-il ?

Comptez une à deux semaines. Le calendrier démarre dès que les bonnes personnes sont disponibles et que nous avons accès aux documents utiles.

Qu’attendez-vous de nous ?

Un décideur pour arbitrer, un référent pour organiser les rendez-vous, un peu de temps avec les équipes concernées et les accès nécessaires.

L’IA est-elle toujours la bonne réponse ?

Non, et nous le disons. Parfois, une règle simple, une meilleure organisation ou une documentation claire suffisent. Le rapport le précise quand c’est le cas.

Les autres services

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Parlons de votre fonctionnement.

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