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Services IA · Solutions

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Vos procédures, retrouvées en une question. Chaque réponse cite ses sources.

Une question, une réponse, ses sources.

Que faire si un client reçoit une palette abîmée ?
Demander
Réponse
Rédigée à partir de vos documents
1Photographiez la palette avant de signer le bon.
1Notez la réserve sur le bon du transporteur.
2Ouvrez un retour depuis l’espace client.
2Le service client confirme le renvoi.
Sources
1
Procédure retours
Version en vigueur
2
Conditions de vente
Article sur les réserves
Droits d’accès respectés
Exemple
Le service

Les connaissances de l’entreprise, accessibles en une question.

Nous rassemblons vos documents utiles, comme les procédures, les fiches produits ou les conditions de vente, dans une base que vos équipes interrogent avec leurs propres mots. Chaque réponse indique d’où elle vient, et chacun ne voit que les documents auxquels il a droit.

Questions en langage courantRéponses avec leurs sourcesDroits respectésBase tenue à jour
Utile quand

L’information existe, mais personne ne la retrouve.

Les documents sont partout

Procédures, fiches, e-mails : tout est éparpillé dans plusieurs outils.

Une seule personne sait

Quand elle est absente, tout le monde attend son retour.

Plusieurs versions circulent

On ne sait plus laquelle est à jour, ni laquelle suivre.

Ce que ça vous apporte

Vos équipes trouvent l’information sans dépendre de personne.

Plus besoin de fouiller dans trois outils différents pour retrouver une procédure.

Chaque réponse renvoie au document d’origine, que l’on peut ouvrir pour vérifier.

Le savoir ne repose plus sur une seule personne.

Chacun ne voit que les documents auxquels il a déjà accès.

Les nouveaux arrivants trouvent seuls les réponses à leurs questions.

Comment traiter un retour de marchandise abîmée ?Entrée
Réponse · Base de connaissance

Ouvrez un avoir dès réception de la photo du client 1. Au-delà du plafond de délégation, le responsable valide 2.

1Procédure retours · Qualitép. 2
2Délégations de signature · Directionp. 1
Exemple
Procédure retours · page 2Source 1
BI≡Version 2

3. Marchandise abîmée.

Dès réception de la photo, l’ADV ouvre un avoir et prévient le transporteur.

La photo est jointe au dossier client. Le transporteur reçoit la réserve sous trois jours.

4. Retour hors délai. Voir avec le responsable.

Chaque réponse ouvre son document d’origine
IARéponseLe passage cité, ouvert au bon endroit.
Exemple
Le savoir du service
ToutADVQualitéComptabilité
Traiter une commande urgenteADV · mise à jour en sept.
Retours et avoirsQualité · mise à jour en oct.
Relances clientsComptabilité · mise à jour en août
Créer un nouvel articleADV · mise à jour en juil.
Litiges transportQualité · mise à jour en sept.
Clôture du moisComptabilité · mise à jour en oct.
Exemple
Ce que vous voyezMêmes droits qu’avant
Vos droits, repris de vos outils
Procédures ADV
Partagé avec votre équipe
Visible
Tarifs publics
Commercial
Visible
Marges par client
Direction
Masqué pour vous
Dossiers du personnel
Ressources humaines
Masqué pour vous
Une réponse ne s’appuie jamais sur un document que vous ne pouvez pas ouvrir
Exemple
Première semaine · nouvel arrivant ADV
4 questions sur 5 réglées seul
Où trouver les tarifs à jour ?Répondu, avec la source
Comment saisir une commande urgente ?Répondu
Qui valide une remise ?Répondu
Que faire d’un retour abîmé ?Répondu
Comment se passe la clôture ?Voir la comptabilité
Des questions posées seul, sans attendre un collègue
Exemple
Comment ça se met en place

La mise en place de votre base.

Avec vousRéférentÉquipes concernées
01Le cadrage
01Le cadrage
02L’intégration
02L’intégration
03Les tests
03Les tests
04La mise en service
04La mise en service
05La mise à jour
05La mise à jour
Documents utilesDroits d’accèsListe des sources
IndexationReprise des droitsBase organisée
Questions de testVérification des sourcesRecette
Accès depuis vos outilsFormationAssistant en service
Suivi des documentsContrôle qualitéBase tenue à jour

La durée dépend du volume de documents. Elle est fixée avec vous au cadrage.

Ce que vous recevez

Ce qui est livré avec votre base de connaissance.

Point de départ

Retrouver les procédures et les fiches techniques sans fouiller partout.

Sources
Dossiers partagésDOSSIER
IntranetPDF
ExempleOrganisation

Base de connaissance

Procédures
Traitement des commandes
Retours et avoirs
Fiches techniques
Gamme principale
Pièces détachées
Conditions de vente
Version en vigueur

Les anciennes versions sont archivées : seules celles en vigueur sont consultées.

Point de départ

Poser une question et obtenir une réponse tirée de vos documents.

Sources
Base de connaissanceINDEX
Messagerie d’équipeAPP
ExempleDepuis la messagerie d’équipe

Question à l’assistant

Quel est le délai pour accepter un retour ?

Un retour est accepté dans les trente jours qui suivent la livraison, si le produit n’a pas été utilisé.

Retours et avoirsprocédure, page 2Conditions de ventearticle 9

Chaque réponse renvoie au document dont elle est tirée. Sans source, l’assistant le dit.

Point de départ

Que chacun ne voie que les documents auxquels il a déjà accès.

Sources
Droits des dossiersXLSX
AnnuaireCSV
ExempleRepris de vos outils

Droits d’accès

DossierCommerciauxTechniqueDirectionProcéduresFiches techniquesConditions de vente·Tarifs internes··
Point de départ

S’assurer que les réponses restent justes quand les documents changent.

Sources
Questions de testXLSX
Mises à jour des documentsCSV
ExempleVérification régulière

Questions de test

QuestionSource attendueRésultatDélai pour accepter un retourRetours et avoirsJusteRéférence d’une pièce détachéePièces détachéesJusteConditions de paiementConditions de venteÀ revoir

Une réponse à revoir est corrigée, puis la question est vérifiée de nouveau.

Une base organisée

Vos documents utiles, indexés et tenus à jour. Ce qui était éparpillé dans plusieurs dossiers se retrouve au même endroit.

Un assistant de recherche

Accessible depuis un outil que vos équipes utilisent déjà. On pose une question en français, il répond à partir de vos documents.

Des droits d’accès

Respectés pour chaque document, comme dans vos outils. Une personne ne voit dans les réponses que ce qu’elle a déjà le droit de lire.

Un suivi de la qualité

Des questions de test, vérifiées régulièrement. Si une réponse se dégrade, par exemple après la mise à jour d’un document, nous le voyons.

Questions fréquentes

Vos questions.

Qu’est-ce qu’un RAG ?

C’est une méthode qui fait répondre l’IA à partir de vos propres documents, en citant ses sources, plutôt que de mémoire.

Et si la réponse n’est pas dans les documents ?

L’assistant est réglé pour le dire clairement, plutôt que d’inventer une réponse.

Qui peut voir quoi ?

Les droits de vos outils sont repris. Chaque personne ne voit que les documents auxquels elle a déjà accès.

Où vont nos documents ?

Avant la mission, nous vous présentons les outils utilisés, les données concernées et l’endroit où elles sont hébergées.

Les autres services

Continuez avec Pecora.

Parlons de votre fonctionnement.

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